Logo

Artikel | arsip artikel

ISO-9001:2008 Membuat Repot Sekolah?




Menjelang surveillance (audit dari lembaga sertifikasi ISO) sekolah-sekolah yang telah mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 (dengan beragam motivasi masing-masing sekolah tentunya) biasanya (sekali lagi : biasanya, kebanyakan dan tak semuanya) mulai sibuk mengecek dokumen-dokumen prosedur maupun catatan mutu/dokumen kerja setiap bidang. Ada satu kolom yang belum ditandatangani pun dianggap akan menjadi masalah saat berhadapan dengan auditor kelak.  Kerja dengan system kebut semalam pun akhirnya menjadi jalan pintas yang selalu berulang saat ada event audit.


Jika kondisi sekolah anda seperti ini, maka sangat wajar jika warga sekolah mengatakan impelementasi ISO membuat semuanya jadi rumit, menambah pekerjaan dan aturan birokrasi .Pada akhirnya dapat disimpulkan bahwa ISO itu merepotkan karena tambahan aturan dan birokrasi yang hanya berfungsi untuk membuat anggota organisasi 'kelihatan' lebih sibuk. Kalau ada manfaat, itu hanyalah selembar kertas sertifikat ukuran A4 yang dapat digunakan menjaring siswa. Itupun perlu bukti bahwa selembar kertas tersebut memang nyata-nyata membuat orang tua tertarik.


Jika dikatakan bahwa ISO-9001 menambah birokrasi ataupun bidang-bidang adalah benar sesuai dengan proses pendidikan beserta perangkat interaksi dan komunikasi yang telah ditetapkan. Birokrasi adalah perangkat dalam struktur organisasi beserta aturan dan berbagai kebijakan yang mengatur aktivitas organisasi. Tetapi kalau ISO-9001 dikatakan merepotkan, dalam arti menambah pekerjaan yang tidak bermanfaat adalah tidak tepat. Memang sangat dimungkinkan adanya aktivitas tambahan yang diperlukan bila organisasi menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001, aktivitas tersebut memang diperlukan untuk meminimalkan resiko terjadinya kegagalan produk ataupun kegagalan suatu pekerjaan dalam menghasilkan output yang maksimal serta perbaikan yang bersifat kontinyu.


Bagaimana seharusnya?


Jika memang niat kita benar dalam mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008 sebagai alat bantu untuk mengelola sekolah yang rapi dan manusiawi maka akan terasa bahwa ISO-9001 benar-benar bermanfaat.


Sebagian besar sekolah-sekolah mengimplementasikan ISO-9001 sebagai prasyarat untuk mengajukan diri sebagai RSBI ataupun untuk ‘wah-wah’-an dengan nama ISO-9001. Hal inilah yang memicu implementasi ISO-9001 hanya asal-asalan saja dan semua dokumen dicek ketika akan diaudit. Bahkan tak jarang, sekolah (juga perusahaan) menunjuk Management Representative (MR) menjelang proses audit di mana tugas MR memastikan bahwa sekolah telah memenuhi (dan hanya memenuhi, bukan mengetahui keefektifan) persyaratan ISO-9001. Setelah proses audit, semua berjalan ‘normal’ seperti sedia kala. Mereka menggunakan system yang telah berlaku dan dirasakan nyaman.  Dtemui juga kasus pada beberapa sekolah, mereka memiliki prosedur kerja yang sama dengan sekolah lain, karena ternyata memiliki konsultan ISO yang sama. Bahkan kesalahan ketik pun sama.


Jika sekolah menuangkan prosedur kerja secara penuh berdasarkan arahan dari konsultan, maka akan terjadi kesulitan dalam penerapannya. Karena konsultan adalah ‘orang baru’ dalam organisasi tersebut yang kadang ruh-nya berbeda dengan organisasi yang dibimbingnya. Setiap organisasi memiliki karakteristik berbeda-beda, sementara konsultan tentunya memiliki referensi terbatas tentang organisasi tersebut. Akibatnya dalam pelaksanaannya ISO-9001 dianggap mengubah cara kerja lama dengan cara kerja baru yang berbeda dengan apa yang biasa dilakukan oleh komponen organisasi. Yang paling parah adalah organisasi menyerahkan sepenuhnya pembuatan  persyaratan ISO-9001 kepada konsultan karena tak mau direpotkan dengan urusan-urusan yang baru. Tentu konsultanlah yang beruntung, karena tak perlu banyak berdiskusi, mencari masalah dan perbaikannya. Sekolah pun merasa tidak ‘terganggu’ dengan pekerjaan pembuatan segala hal yang dipersyaratkan oleh ISO.


Maka seharusnya sekolah menyusun proses pendidikan, aturan dan prosedur berdasarkan budaya sekolah tersebut. ISO-9001 tidak mengharuskan mengubah atau mengganti keseluruhan system yang telah berjalan, namun hanya memperjelas alur kerja dan monitoring. Semua birokrasi, aturan dan prosedur kerja yang telah ada di sekolah sebelum penerapan ISO-9001 tinggal disesuaikan seperlunya saja.


Saya sendiri bersama top management (kepala sekolah) pada semester kedua penerapan ISO-9001 mencoba mereformasi aturan, proses dan dokumen persyaratan ISO-9001 yang telah dibuat bersama dengan konsultan saat assessment karena kami merasa terlalu rumit dalam penerapannya.  Kami mencoba membuat prosedur yang lebih simple sehingga memudahkan komponen sekolah untuk menerapkannya karena kami lebih tahu tentang apa yang harus dilakukan oleh komponen sekolah dalam mewujudkan visi dan misi. Dan akhirnya, pada saat proses auditing dari lembaga sertifikasi, kami menyampaikan perubahan yang kami lakukan, auditor sangat appreciate karena menandakan adanya dinamika dalam impelemtasi ISO-9001. Pada saat ini pun saya (sebagai guru biasa, sudah bukan lagi sebagai MR) selalu menyarankan kepada top management di sekolah tempat saya belajar untuk me-review kembali proses pendidikan yang kami susun dulu. Revisi adalah cara paling efektif untuk belajar system manajemen karena dengan revisi berarti top management selalu mengikuti dinamika organisasi dan menyesuaikan proses-pendidikan berikut prosedurnya. Ada keninginan saya mengkolaborasikan SMM ISO 9001:2008 pada proses pendidikan dengan strategi multiple intelligence dalam pembelajaran dan pendidikan karakter di lingkungan asrama. Sedang saya coba di beberapa sekolah yang meminta bantuan untuk mengelola sekolahnya dengan rapi dan manusiawi.


Jika ISO-9001 diimplementasikan dengan menyenangkan dan nyaman maka seharusnya sekolah-sekolah yang akan diaudit oleh lembaga sertifikasi tidak perlu lagi kerja lembur menjelang proses audit untuk mempersiapkan persyaratan ISO-9001. Karena dalam keseharian, system telah berjalan dengan baik. Jika ditemukan ataupun tidak adanya penyimpangan (ketidaksesuaian), itulah gambaran nyata system yang berjalan selama ini. Bukan karena kerja lembur dengan system kebut semalam.




Artikel terkait :

  • Nilai Rapor Anak Jelek? Ini yang Harus Dilakukan
  • 3 Tips Memberi Masukan pada Karya Anak
  • Kenali Tanda Anak Mengalami Kekerasan atau Penelantaran
  • [Tweet] UN? Nggak Usah Lebay, Dia Gagal Mengukur Kecerdasan
  • Model Sekolah-Kursus : Sekolah yang Benar-benar Mendidik

  • Komentar dari Facebook


    0 Komentar dari Website:

    Berikan komentar Anda pada artikel ISO-9001:2008 Membuat Repot Sekolah? dengan mengisi borang berikut :




    Masukkan 6 kode di atas!*